Política de Privacidade

1. Quem cuida dos seus dados

A Oral Unic, clínica odontológica, é a controladora dos dados pessoais descritos aqui. É ela quem decide como e para que esses dados são usados. Esta política vale para:

• pacientes e pessoas interessadas que conversam com a clínica pelo WhatsApp;
• contatos da base de pacientes da clínica, que podem receber mensagens de retorno e confirmação;
• colaboradores da clínica que acessam o sistema interno de atendimento (CRM).

2. Quais dados tratamos

Se você conversa com a clínica

• Identificação e contato: nome e número de telefone do WhatsApp, além da foto e do nome de perfil quando o próprio WhatsApp os disponibiliza.
• Conteúdo das conversas: mensagens de texto, áudios, imagens e documentos que você envia ou recebe da clínica.
• Informações sobre o atendimento: o procedimento de interesse, a queixa ou o que incomoda, a urgência, se você já é paciente, e as etiquetas e etapas que a equipe usa para organizar o seu atendimento.
• Agendamentos: data, horário e situação das avaliações e consultas marcadas, inclusive se a presença foi confirmada.

Algumas dessas informações, como a queixa odontológica, são dados de saúde e por isso são considerados sensíveis pela LGPD. Tratamos apenas o que você mesmo nos conta e somente para cuidar do seu atendimento.

Se você é da equipe da clínica

• nome, e-mail e perfil de acesso;
• senha, guardada apenas de forma cifrada (nunca em texto legível);
• registro das ações feitas no sistema, como mensagens enviadas e mudanças de etapa.

3. Para que usamos os dados

• responder às suas mensagens e tirar dúvidas sobre os tratamentos;
• marcar, confirmar, remarcar e lembrar avaliações e consultas;
• retomar o contato com quem demonstrou interesse ou faltou a uma avaliação;
• enviar comunicados da clínica a quem já é paciente ou já falou com a gente;
• organizar o trabalho da equipe e manter o histórico do seu atendimento;
• cumprir obrigações legais e regulatórias da clínica e proteger direitos em caso de disputa.

As bases legais usadas são a execução de procedimentos preliminares ao atendimento que você pediu, a tutela da saúde, o legítimo interesse da clínica em manter contato com seus pacientes, o cumprimento de obrigação legal e, quando necessário, o seu consentimento — que pode ser retirado a qualquer momento.

4. Assistente virtual (inteligência artificial)

Parte das conversas pelo WhatsApp é respondida por um assistente virtual da clínica, que usa inteligência artificial para entender a mensagem, responder dúvidas comuns, registrar o seu interesse e sugerir horários de avaliação. Para isso, o conteúdo da conversa é enviado a provedores de inteligência artificial (por exemplo, por meio da OpenRouter e do Google Gemini, este usado para transcrever áudios) somente no momento de gerar a resposta.

O assistente não faz diagnóstico nem define tratamento. Sempre que você quiser, pode pedir para falar com uma pessoa da equipe, e casos de urgência são passados para atendimento humano.

5. Google Agenda

A clínica pode conectar a sua própria conta Google ao sistema para que a agenda de avaliações fique sincronizada. Com essa autorização, o sistema acessa:

• Google Agenda da clínica, para consultar horários livres e criar, alterar ou cancelar os eventos das avaliações marcadas;
• endereço de e-mail da conta conectada, apenas para mostrar à equipe qual conta está ligada.

O uso e a transferência, para qualquer outro aplicativo, de informações recebidas das APIs do Google seguem a Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado. Os dados da agenda são usados exclusivamente para o agendamento, não são vendidos, não são usados para publicidade e não são usados para treinar modelos de inteligência artificial. A clínica pode desconectar a conta a qualquer momento em Configurações, ou revogar o acesso direto em myaccount.google.com/permissions.

6. Com quem compartilhamos

A Oral Unic não vende dados pessoais. Compartilhamos apenas o necessário com empresas que prestam serviço para a clínica e atuam em nosso nome:

• Meta (WhatsApp Business Platform) e Frame Conexa, para enviar e receber as mensagens do WhatsApp;
• Supabase e provedores de hospedagem, onde o sistema e o banco de dados ficam armazenados;
• provedores de inteligência artificial, conforme o item 4;
• Google, quando a agenda da clínica está conectada, conforme o item 5;
• autoridades públicas, quando houver obrigação legal ou ordem judicial.

Alguns desses fornecedores processam dados em servidores fora do Brasil. Nesses casos, a transferência internacional segue o que a LGPD permite, com fornecedores que adotam medidas de proteção compatíveis.

7. Por quanto tempo guardamos

Guardamos os dados enquanto forem necessários para o seu atendimento e pelo prazo exigido por lei. Os registros ligados a tratamento odontológico seguem os prazos de guarda definidos pelas normas de saúde e do Conselho de Odontologia. Contatos que nunca se tornaram pacientes e pedem a exclusão são apagados, mantendo-se apenas o mínimo necessário para respeitar o pedido de não receber novas mensagens.

8. Como protegemos

• o sistema só é acessado pela equipe da clínica, com login individual e senha;
• as chaves de acesso aos serviços ficam no servidor e nunca chegam ao navegador;
• o banco de dados tem regras de acesso que bloqueiam leituras fora do sistema;
• toda a comunicação acontece por conexão criptografada (HTTPS).

Nenhum sistema é totalmente imune a falhas. Se acontecer um incidente de segurança que possa trazer risco a você, vamos avisar os afetados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), como manda a lei.

9. Cookies

O sistema usa apenas um cookie essencial, que mantém a sessão da equipe conectada depois do login. Não usamos cookies de publicidade nem de rastreamento.

10. Seus direitos

Pela LGPD, você pode a qualquer momento:

• confirmar se tratamos seus dados e ter acesso a eles;
• corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• pedir a anonimização, o bloqueio ou a exclusão de dados desnecessários;
• pedir a portabilidade dos dados;
• saber com quem compartilhamos seus dados;
• retirar o consentimento e deixar de receber mensagens da clínica;
• reclamar à ANPD.

Para exercer qualquer um desses direitos, basta pedir na própria conversa do WhatsApp com a clínica ou na recepção. Se você não quiser mais receber mensagens, é só dizer isso na conversa que o seu contato deixa de receber retornos e comunicados.

11. Mudanças nesta política

Esta política pode ser atualizada para refletir mudanças no atendimento ou na lei. A data no topo da página mostra a versão em vigor. Veja também os Termos de Uso.